W środę 9.12.2020 miała miejsce kolejna edycja Pucharu Wydziału WNEiZ. Jedną z osób odpowiedzialnych za organizację tego wydarzenia jest Wiktoria Gumińska, studentka kierunku komunikacja i psychologia w biznesie oraz wiceprzewodnicząca samorządu studenckiego WNEiZ. Zachęcamy do lektury wywiadu z Wiktorią, w którym opowiada o organizacji tak ważnego z perspektywy dbania o pozytywne relacje pracowników i studentów Wydziału wydarzenia.
Materiał został przygotowany przez studentów III roku komunikacji i psychologii w biznesie w ramach przedmiotu "Media w biznesie", prowadzonego przez mgr Patrycję Gulak-Lipkę.
Jesteśmy świeżo po kolejnej, jedenastej już edycji Pucharu Wydziału. Jakie procedury przy organizacji tego wydarzenia muszą zostać spełnione? Który element organizacji Pucharu jest według Ciebie najtrudniejszy?
Pierwszym, fundamentalnym elementem jest ustalenie terminu Festiwalu Ekonomisty, a następnie samego Pucharu Wydziału. Następnie przechodzi się do zarezerwowania Auli oraz zapewnienia ochrony i pomocy medycznej podczas wydarzenia. Kolejnym krokiem jest wymyślenie głównego tematu Pucharu (np. w zeszłym roku była to kinematografia, a w tym - tradycje świąteczne), a także konkurencji i konkursów dla uczestników. Mając ustalone te dane, spisujemy scenariusz wydarzenia, opisujemy kategorie do plebiscytu oraz kompletujemy Jury i drużyny. Istotnym elementem w trakcie organizacji Pucharu Wydziału jest także zaprojektowanie plakatów, zaproszeń i dyplomów. Wszystko to musiało zostać zatwierdzone przez Dział Promocji i Informacji UMK, bowiem wszystko co się dzieje pod szyldem UMK musi być zgodne z tzw. Księgą Identyfikacji Wizualnej UMK. Ponadto, ważnym elementem jest także sama promocja wydarzenia - potocznie mówiąc stworzenie takiej „otoczki”, by cały Wydział żył Pucharem jakiś miesiąc wcześniej. Zazwyczaj głównym kanałem komunikacji jest dla nas Facebook. Co było dla mnie najtrudniejsze? Wydaje mi się, że natłok wielu spraw jednocześnie. Na szczęście „miałam przy sobie” m. in. Dziekana Lorenczewskiego i Panią Beatę Kozłowską, którzy zawsze byli zwarci i gotowi, żeby nam pomóc czy po prostu nas wesprzeć (dziękuję!).
Czy podczas organizacji Pucharu Wydziału spotkaliście się z sytuacjami kryzysowymi? Jeśli tak, to w jaki sposób poradziliście sobie z ich zażegnaniem?
Uważam, że takich typowych sytuacji kryzysowych nie było. Jednak wiadomo, że nie zawsze wszystko idzie zgodnie z planem, mogą pojawić się jakieś przeszkody itp. W zeszłym roku były to problemy techniczne, które wystąpiły już podczas trwania Pucharu. Część mikrofonów zaczęła się zacinać, a jeden przestał w ogóle działać… Spowodowało to chwilową przerwę w prowadzeniu wydarzenia i nie ukrywam - przysporzyło nam trochę stresu pod tytułem „co dalej?”. Na szczęście udało się wymienić sprzęt i płynnie wróciłyśmy do prowadzenia imprezy. Po zebranym feedbacku nie odczułyśmy wyjątkowych skarg co do technicznych aspektów wydarzenia, więc zażegnanie kryzysu chyba nie wyszło nam najgorzej.
Jaka forma organizacji wydarzeń jest dla Ciebie wygodniejsza - stacjonarna czy online i dlaczego?
Zdecydowanie wolę formę stacjonarną. W tym roku organizowaliśmy Puchar Wydziału w formie online i już na początku okazało się, że nie jest to takie proste, jak może się wydawać. Największą trudność sprawiło wymyślenie formy i zgranie tego z możliwościami technicznymi. Nie będę ukrywać, że nie jestem mistrzem IT i naprawdę szybko zdążyłam się przekonać, że moja pierwotna wizja na event rozmyła się prawie całkowicie z tym, co jesteśmy w stanie realnie zrobić… Moim zdaniem jest to kwestia odnalezienia się w nowej sytuacji - wcześniej takie rzeczy nie były robione, jesteśmy przyzwyczajeni do normalnej "offline'owej" organizacji, a jak wiadomo człowiek woli to, co zna i w czym czuje się pewnie. Osobiście odczuwałam ogromną niepewność i stres w związku z Pucharem online. Z jednej strony jest to szybsze - odchodzi tutaj czas, który był wcześniej poświęcony na wszelakie burze mózgów na Wydziale, osobiste zapraszanie, rozwieszanie plakatów itd. Jednak mimo wszystko jestem zdania, że jeżeli chodzi o Puchar Wydziału, to nie da się dotychczasowej formy zmienić w sposób satysfakcjonujący. W Pucharze przede wszystkim chodzi o cały jego klimat i urok, którego po prostu nie da się przekazać w stu procentach przez Internet.
Czy uważasz, że uniwersyteckie wydarzenia powinny sięgać do nowych, innowacyjnych rozwiązań czy też trzymać się tradycji?
Trudno mi odpowiedzieć na to pytanie. Z jednej strony powinniśmy iść z duchem czasu i rozwijać się (nawet misja naszego wydziału mówi o kreowaniu postawy otwartości), ale z drugiej strony tradycja potrafi być piękna i osobiście uważam, że przy niektórych aspektach powinniśmy przy niej trwać. Teraz każdy szybko żyje i ludzie zaczynają zapominać o rzeczach, wartościach, które w życiu są naprawdę ważne… Uważam, że trzymanie się tej tradycji, nawet jeżeli mówimy o uniwersyteckich wydarzeniach jest ważne i pozwala na chwilę odpocząć od szybko rozwijającego się świata.
Czy Twoim zdaniem studenci powinni się bardziej angażować w życie Uniwersytetu?
Oczywiście, że tak! Zaangażowania studentów nigdy za wiele! Z mojego punktu widzenia takie zaangażowanie to przede wszystkim ogromna korzyść dla nich samych. To możliwość poznania nowych ludzi, nawiązania nowych przyjaźni, nauka rozmowy i współpracy z różnymi typami osobowości, a także szansa na samorozwój i start w budowaniu swojego wizerunku. Wydaje mi się, że zwyczajnie większość studentów, którzy uważają bycie w kole naukowym, samorządzie studenckim itd. za stratę czasu, nie próbowało spojrzeć na to w taki sposób - w sposób rozwojowy, korzystny dla nich. Naprawdę warto wykorzystywać takie możliwości. Serdecznie zachęcam!
Rozmawiały: Julianna Brodzińska oraz Aleksandra Boniecka.
